Greenhousing blog

V dnešní lekci Soft skills se budeme věnovat metodickým kompetencím. Metodické kompetence doplňují obě podstatné oblasti měkkých dovedností, osobní a sociální kompetence, kterým jsme se věnovali v předešlých dvou lekcích. Dozvíte se, jaké existují možnosti pro generování nápadů, jaké jsou základní pravidla rétoriky, jak se zpracovávají fakta a čísla do grafů a jak podnítíte divákovy představy. Také vám poradíme, jak prezentovat výsledky a přednášet projevy, aniž byste nudili své posluchače nebo je zahrnovali abstraktními daty.

Nahoře je uveden graf schopností a dovedností, na kterém jste si metodické kompetence ohodnotili v lekci VIII. „Znám“ znamená, že máte teoretické znalosti dovedností nebo metody, ale ještě jste je úspěšně neuplatnili. „Umím“ znamená, že přesně víte, jak to chodí, a už jste to i dělali, např. umíte velmi dobře zacházet s časem nebo kreativně řešit problémy. „Expert“ znamená, že jednak disponujete několikaletými praktickými zkušenostmi, a také umíte tuto metodu nebo dovednost rozvíjet a vysvětlit ostatním. 

Prezentování

Při prezentacích proudí tok informací převážně jedním směrem – od vás ke spíše pasivním posluchačům. Pracujete tedy v určitém vakuu. A o to lépe musíte být připraveni. Záleží na vás, jestli budou posluchači dávat pozor nebo vypnou. Jako přednášející máte kormidlo ve svých rukou, a musíte ho také pevně držet. 

Při prezentaci je velmi důležité získat zpětnou vazbu. Zhodnoťte kriticky sami sebe a požádejte o zpětnou vazbu posluchače, buď jednoho, nebo všechny. 

Rady:

• Dobře se připravte  - definujte si osnovu svého vystoupení.
• Před každou důležitou prezentací se uvolněte.
• Autosugesce povolena – utvrzujte se v tom, že máte co sdělit, jste dobře připraveni a umíte zajímavě přednášet. 
• Buďte v přednáškové místnosti včas – v klidu si prohlédněte mítnost a představte si, jak se na vás ostatní budou dívat.
• Několikrát se zhluboka nadechněte – zkontrolujte jak stojíte, a spusťte. Používejte gesta a oční kontakt.
• Mluvte na začátku zřetelně a pomalu. 
• Vyhledávejte kontakt a vazbu s publikem. 
• Při prezentaci před větším publikem si zvolte po celé místnosti několik osob, které cíleně oslovíte. 

A na závěr kouzelné zaklínadlo pro zdokonalování prezentačních dovedností: trénovat, trénovat a trénovat. 

Kreativní řešení problémů

Zamyslete se, v jakých situacích jste v poslední době měli opravdu dobrý nápad. Na nákupu? Při jízdě na kole? Bezva, tak proč to neděláte časteji? To jsou právě vaše zdroje nápadů, které byste měli záměrně využívat. Zvykněte si s sebou nosti notýsek na zapisování nápadů a vše si okamžitě zaznamenávejte. 

Existuje několik metod, kterými můžete trénovat kreativní myšlení:

• Brainstorming: vhodný pro 3-12 osob. Spočívá v tom, že se sejde skupina lidí nad nějakým problémem a pokouší se od boku vyslovovat určité návrhy řešení, které se pečlivě zaznamenávají. 
• Brainwriting: metoda 6-3-5. Šest lidí si spolu sedne a napíše spontánně k nějakému heslu nebo problému na lístek tři nápady za pět minut. Pak každý podá svůj lístek sousedovi, který napíše další nápad. Papír obejde jednou dokola. Výhodou pětiminutového časového omezení je, že časový tlak zvyšuje produkci nápadů. 
• Myšlenková mapa: Problém se napíše doprostřed papíru. Kolem se napíší všechny pojmy, které s ním souvisejí, od nich se opět větví další myšlenky. Vznikne obrazec z větví nebo soustředných kruhů, ze kterého vznikne síť asociací a nápadů, která přehledně znázorňuje veškerá spojení a styčné body mezi jednotlivými elementy. 
• Analýza slov: Náhodně se vybere slovo nebo obrázek. Skupina nahlas říká, co ji napadne. K čemu se slovo hodí? Jaké se jim vybavují asociace? Co vidí, co je za tím? Vznikají podněty a náhodné zásahy a objevují se nečekaná spojení.
• Obrácený pohled: Na celou věc se podíváme z druhé strany. Nezeptáme se: Co můžeme udělat, aby náš produkt našel kupce? Ale: Kdy si zákazníci náš produkt zaručeně nekoupí? Kdy se jim design nebude líbit? Při této metodě si snáze představíme druhou stranu. 

Vizualizace

Něco nejlépe pochopíme, když si dokážeme udělat představu o souvislostech. V našem vnitřním světě fantazie se nacházejí tisíce obtázků jako v obrovském archivu. Vizualizovat lze skoro všechno: odborné téma, siutace, pocity, zážitky, příběhy. Obrázky zvyšují pozornost posluchačů. Obrázky zprostředkovávají informace nejkratší cestou a zkracují podíl mluveného slova. Diváci se tak rychle neunaví. 

Tipy:

• Každé přepnutí z auditivního příjmu informací na vizuální příjem vyžaduje pozoronost – nechte divákům čas. 
• Vizualizace smějí obsahovat jen to, co si pozorovatel může a má přečíst.
• U grafů se omezujte na minimum grafických prvků.
• Co lze snadno vyjádřit verbálně, není třeba vizualizovat.
• Barvy používejte úsporně a logicky.
• Ukazujte neobvyklé věci.
• Dbejte na osvětlení v místnosti a na vzdálenost obrazu a pozorovatele – pokud používáte písmo, zkontrolujte jeho čitelnost. 

Vedení a moderování porad

I přes rozšíření e-mailu, telefonu a internetu to bez porad nejde. Musíte porady také umět vést a moderovat. K hlavní dovednosti patří, abyste na nikoho a na nic nezapomněli. 

Správná příprava porady obsahuje tyto body:

• Kdo se má účastit?
• Kolik bude účastníků?
• Jak zní cíl?
• Příprava a rozeslání programu – tento program obsahuje: kdo se účastní, kdy a kde se porada koná, jaká témata a v jakém pořadí budou probíhat, jaké jsou dílčí cíle porady. Účastníci by měli dostat program alespoň týden před termínem porady, aby mohli případně doplnit další témata. 
• Volba místa konání porady
• Kdo poradu zaprotokoluje a zpracuje výstupy

Tipy pro úspěšné vedení porad:

• Přátelsky účastníky přivítejte, začněte pozitivně.
• Poskytněte stručný přehled témat a cílů porady – určete priority a zdůvodněte je. Zeptejte se, zda všichni s výběrem souhlasí a zda chce někdo něco doplnit.
• Vizualizujte – Poskytněte přehled témat, mělo by být zřejmé i časové rozvržení. 
• Přizvěte si spolumoderátora. Když máte pomocníka, můžete se sami soustředit plně na obsah.
• Usnadněte zdrženlivým účastníkům, aby se přihlásili o slovo a kroťte rozvláčné, zdlouhavé příspěvky. 
• Diskuzní příspěvky shrňte. Dbejte na to, aby se příslušný účastník cítil pochopený.
• Skončete pozitivně! Poděkujte za spolupráci a za účast.

Přesvědčivá rétorika

Špatné projevy jsou určitým mrháním času, to ví každý, kdo si už nějaký musel vyslechnout. Naopak pronášet dobré projevy není vůbec tak těžké:

Rady:

• Buďte struční – i když chcete říci něco skutečně důležitého, nezapomeňte, že čím výstižněji to uděláte, tím více to lidem utkví v paměti. Pro vyjednávání platí pravidlo rozdělení času: Měli byste 60 % času strávit s posluchači, 15 % s otázkami a jen 25 % proslovem. Vždy je lepší, když partnerta nejdříve poznáte, než abyste jej hned převálcovali svými představami.
• Mluvte názorně, naléhavě a napínavě – používejte metafory, přirovnání nebo příklady. Abyste co nejnaléhavěji předali své sdělení, musíte důležité věci několikrát zopakovat. Fakta tím zdůrazníte a teprve zdůrazněním se ostatním vryjí do paměti. Vhodně načasovaná zvolání kromě toho dokážou, že publikum zůstane duchem přítomno a řeč bude obsahovat moment překvapení.
• Nastiňte průběh, ale mluvte spatra – rozmyslete si dramaturgii svého vystoupení. Poznamenejte si hesla – ale jen hesla. Pro situace, ve kterých jen nemluvíte, ale musíte i argumentovat, se vyplatí určitá příprava. 

Správné zacházení s časem (Time-management)

Zamyslete se, kolik procent svého času během jednoho týdne připadá na následující čtyři oblasti:

1. Zaměstnání, výkon a práce
2. Sociální kontakty, přátelé a rodina
3. Zdraví
4. Otázky smyslu života
5. V typickém případě zjistíte, že nejvíce času trávíte prací a nejméně smyslem života. Studie říkají, že lidé, kteří občas přemýšlí o otázkách smyslu žiovta nebo začínají den meditačním cvičením, jsou uvolněnější. Trvale budete výkonní pouze tehdy, pokud kolem sebe budete cítit přátele a partnera a pravidelně něco uděláte pro své tělo.
6. pět rad ke zvýšení výkonu:

• Znát cíle – kam vede vaše práce, vaše pozice? Seřaďte cíle a už jste zvládli nejdůležitější  princip time managementu.
• Stanovovat principy – příliš často zaměňujeme naléhavé s důležitým. Naléhavé je třeba zavolat někomu, kdo nechal vzkaz, nebo se s někým sejít. Důležité jsou však telefonáty, které nás skutečně přiblíží našim cílům. Vše ostatní je volba, ne povinnost. 
• Úkoly zaznamenat písemně.
• Započítat časovou rezervu – neplánujte si celý pracovní den do poslední minuty, abyste se nechtěně nedostali do problémů, protože vždy se stane něco nečekaného. 
• Zbavte se rušivých nepřátel – nedůležité věci delegujte na ostatní. Pokud nejste v pozici, ve které byste mohli delegovat, tak eliminujte zloděje času, např. neustálé vyhledávání podkladů tím, že si ve věcech uděláte pořádek. 

Zpracování a předávání informací

Existuje řada metod, které nám usnadní sběr a archivování  informací – např. systém na odkládání dokumentů. Vytvořte si na pracovním stole jednoduchý systém z odkládacích boxů, ve kterém se v případě potřeby vyzná i někdo jiný. Čím bude jednodušší, tím bude snažší i jeho použití. Kromě toho vám prokáže dobré služby společně sdílená databáze pro oddělnení uložená na severu. Stojí to denně 5 minut, které se skutečně vyplatá. 

Důležité je se zabývat správou informací společně. Přesně určete, kdo všechno je zodpovědný za shromažďování a aktualizaci dat a kdo má mít k čemu přístup. 

Dobrou metodou předávání informací v rámci týmu jsou pravidelné informační porady, na kterých se pořizuje zápis, a povinné závěrečné zprávy o splněných úkolech, které se centrálně archivují.

Příprava rozhodnutí

Rozhodování je našim denním chlebem. I když nejsme právě na pozici, kde se rozhoduje o firemní strategii nebo zavedení nového produktu, každý den rozhodujeme o faktech a procesech, o tom, co je důležité, o tom se se bude dělat a co ne. 

Nejdůležitějším základem rozhodnutí jsou informace, které máme k dispozici. Měli bychom zjistit všechna fakta, která nám mohou osvětlit náš úkol.

Existují různé postupy při rozhodování:

• seznam pro a proti
• ideální a nejhorší možný scénář
• rozhodovací strom
• systém k.o.
• imaginace

Obecně platí, že za svým rozhodnutím si musíme stát. Rychlým rozhodováním budete mít jasněji v běžném životě. Čas, který jste dříve využívali na přemítání a zvažování, máte teď k dispozici pro užitečnější věci. 

Zdroj: Komunikační a jiné měkké dovednosti, S. Mühleisen, N. Oberhuber